量化你的时间管理

1.写在前面1.1.寻求掌控你的时间刚进大学时，一直没有时间管理的想法，也从未考虑过认真管理自己的时间，尽管知道时间很宝贵，可是我还是无法阻止它从身边悄悄地溜走。后来，在大二下的时候，尝试写记事本，将每天要做的事情，简单地列一张list，完成后就打上一个钩。虽然比以前要稍微有点掌控自己时间的感觉，但是还是觉得条理不够清楚。1.2.胜间和代的管理技巧与方法一个偶然的机会，在emule上看到了网友对日本著名职场女王胜间和代的评论，顺着这条线索去找了她的书来看，比如《白骨精学习法》、《时间投资法》、《知性化技巧》。对我影响最大的就是《时间投资法》，她关于事务的四种分类，以及记事本的方式，非常受用。1.3.GTD Life又一个偶然的机会，在鲜果网上阅读了一篇GTD Life的文章，也是关于时间管理，激起了共鸣，继而阅读GTD Life的其他文章，受益匪浅。而这段时间自己对时间管理理论和方法非常着迷，总是想尽办法借鉴前人经验，总结出一套适合自己的时间管理方式。1.4.关键在于如何实现量化管理虽然借鉴了胜间和代的时间投资理论，但是她所强调的量化管理的方法，我始终无法参透到底该如何实现量化管理。后来无意间看到了一篇《把效率提高三倍的时间管理方法》的文章，瞬间我就知道该怎么做了，并且为此特意设计了自己的管理模板。1.5.本文适合的人群时间管理是一种习惯，而习惯则需要不懈的培养，正如此，本文尤其适合处于时间管理摸索期、困惑期的朋友阅读，比如在校大学生、初入职场的新人们。2.前提2.1.事务分类我将自己的时间划分为四块，分别是：

消费基本工作案件讨论拜访或接待客户参加谈判实施项目必要的休息投资学习运动家人团聚与亲友聚会（必要的）消耗一日三餐上下班交通查阅新闻个人卫生家务浪费发呆毫无目的地上网闲逛上网聊天时间过长睡懒觉

2.2.准备记事本，记录日程有效管理时间的根本目的是支配时间，使用记事本记录日程是最有效的方法。此处引用《把效率提高三倍的时间管理方法》一段关键性的文字：“此处是使用日程表的方法。一整天当你开始或完成某个活动时都把时间纪录下来，可考虑使用秒表来记录每个活动的时间间隔。你可以仅在工作时间使用这个方法，或是一整天都用。一天结束时，把这些时间段分类记录到综合类别中，然后找出你在每类活动中耗费时间的百分比。假如想把这事做彻底，可以持续做上一周，再计算你在每类活动中耗费的时间占总时间的百分比。要尽可能地详尽：记下你在收发电子邮件、阅读新闻组、网上冲浪、打电话、就餐、洗澡等等事情上分别花费了多少时间。当你从椅子上站起来的时候，可能就表示你该在日程表里添上一笔了。我通常每天结束时会有50—100个日程记录。”准备一本记事本。上班之前，或者是起床不久，就按照上述四个大块，在记事本上划出四个区域，分别将你需要做的事情填进去，列好序号（即优先程度）。开始做某件事情的时候，在该项任务的右上角记下你开始的时间，完成时记录下结束时间，可以很明显地计算出自己完成某项任务花费了多少时间。如果进程中被打断，那么重新开始时，就再次添加记录。就这样，每天做了多少事情，都可以直观地计算出来！2.3.必须坚持的四大原则（1）记事本必须认真记录，对自己要诚实，实际花了多少时间就花了多少时间；（2）浪费时间的罪魁祸首，不是别的，就是因为没有计划没有安排没有目的；（3）减少“消耗”，避免“浪费”，增加“消费”与“投资”！（4）贵在坚持，持之以恒，养成习惯！3.介绍我的模板根据胜间和代的时间管理论和《把效率提高三倍的时间管理方法》一文的经验，我开发设计出了以下模板：3.1.总有效时间由于在EXCEL中无法使用时间格式计算总时间（也许是我没有找到方法吧），我建议将时间换算成分数（单位：分钟），比如您是早上7：15起床，晚上11：30入睡休息，那么今天一整天的有效时间就是：23.5-7.25=16.25×60=975(分钟)。3.2.工作（或称消费）现在基本上是八小时工作制，但是也不排除某些朋友晚上总是加班（我就是属于这种情况）——工作模块的C13【工作效率比】==【一天实际有效工作时间】/【480mn】。所谓的“一天实际有效工作时间”指的是该480分钟内，加上必要的午餐和午休时间，真正花费在工作上的时间，而不是与同事闲谈、无聊发呆、上网闲逛或者看大堆垃圾新闻。八小时是你的基本工作时间，但是无法控制加班与否的话，我倾向于将加班的时间划分到“投资”一栏。为什么？就我自己而言，作为律界新人，必须跟着律师认真学习各种办案和做事的方法，免不了因为繁忙的工作和繁杂的事情，而需要加班；加班既是为了事务所的发展，也是为了自己，你可以通过加班获取加班费或者奖金，更重要的是这是为个人将来谋取进一步发展的空间。因此，我会在“投资”一栏的最上的空格写上“加班（×××）”，右边填入加班的时间。此外，还需要说明的是，【午餐与午休】也是属于“工作”栏，之所以如此，是因为再工作，也要休息，而【午餐与午休】都是【必要的休息】，也是与同事沟通的好时间，故而将其添加进去。但是，一般而言，上班族的午餐与午休时间是一个半小时到两个小时之间，如果在该事件范围内还要其他的安排，那么就记录实际的【午餐与午休】时间。3.3.投资投资这方面，需要强调的不多。需要说明的是，除去“工作”一栏，余下三栏的百分比分母是【总有效时间-480】，而【总效率比】计算的是“工作”“投资”“消耗”三者之和占【总有效时间】的比率，得出的就是今天整天的实际效率。3.4.消耗消耗是不得不支出的时间，但是这部分时间还是相当有弹性的，比如在上下班交通您可以听有声读物或者外语，交通方便的还可以带一本小书阅读；比如，可以约客户在吃饭的时间见面，将用餐时间与工作结合起来。至于如何计划，看每个人的安排了。此外，已记录的总消耗的时间比可以在F26（公式=G24/F28）看到，可以检讨自己在常规的消耗项目上，今天是否用的时间过多，比如晚餐时间闲聊，导致无意义的时间浪费。因为，我们就餐、洗浴或者做常规的事情，都是差不多的时间，应当将其固定下来，通过格式化该时间段，尽可能地节省时间投入到“工作”和“投资”！3.5.浪费这部分时间记录是最有弹性的，也是特别考验人对自己要诚实的地方：浪费了就浪费了，老老实实地写出来，不要为了一个虚假的效率比而欺骗自己。通过记录，可以发现自己每天咋哪些事情上明显浪费了时间（还有隐形浪费，见下述），控制自己尽量避免去做这种事情，把时间花在刀刃上。3.6.公式说选自.右脑开发加盟 www.xxffw.com明★需要说明的是，“工作”一栏效率比的分母是480分钟，而其他三栏（投资、浪费、消耗）的分母则是【总有效时间】减去480分钟所余下的时间，所以单独计算这三栏的效率比，不会与其他栏发生冲突。此外，为了计算【总有效比】，在B27处设计了公式：【C12+G12+G24】/【总有效时间】。按照计算出了总有效时间，也就可以按照百分制计算出【实际浪费比】。何谓实际浪费比？本文3.5处的“浪费”一栏，定位到表格中是C25，C25计算的就是明显的根据你自己知道的自己在哪些事情上浪费了时间，所导致的浪费比。但是，当你通过计算【总有效利用时间】除以【总有效时间】得出【实际浪费比】的时候，一旦发现C25与B26的数据不一致（当然是B26>C25），就要好好检讨自己还在哪些地方浪费了时间！这是最有效地惊醒自己注意时间的方式！4.我的例子这是我今天的日程表，供大家参考：5.公式汇总为了总结出合适的公式，颇费脑筋，前前后后一共修改了模板N次，总算定下来了。下面的公式是根据模板中的表格来提供：（1）工作效率比=C12/480（2）投资百分比=G12/(F28-480)（3）浪费百分比=C24/(F28-480)（4）消耗百分比=G24/(F28-480)（5）实际浪费比=100%-B27（6）总效率比=(C12+G12+G24)/F28（7）总消耗时间=G24/F28（8）总有效时间=(C12+G12+G24)/F286.本文的不足与弥补就量化时间管理来说，如果每天坚持如此记录，就会很直观地看到时间利用情况。但是，此种记录与管理方法存在一个隐蔽的缺点，那就是：量化，但是没有质化。举例来说，对于一个律界助理新人，接到律师指令就某个客户做short due diligence，不复杂的话，你需要2个以上小时。但是，你总不能今后遇到此类人物每次都会是2个以上小时才能完成吧？所以，行事效率必须提到最高的层面来，而不只是每天仅仅完成了一些简单或常规任务，但是却看到效率表很高而欣慰……这实际上就是在浪费时间，也就是说，单位时间里你应该可以做更多的事情。为此，特别需要提醒读者一定要做好以下几点pre-work：（1）拟定计划，在不影响工作质量的情况下，预估每项任务所可能花费的时间；（2）任务过程中，如果可以在该段时间里，能够做到比你拟定的计划做到更多，那么就辛苦一点，保持高效率，不要仅仅为了体面的百分比而欺骗自己；（3）不要被任务进程中的小事情而打断，比如听到了一个不是很严重但是令人沮丧的消息（esp.你的股票跌了），专心完成你的任务；（4）日程管理不必那么硬性，不要求制定极为详细的目录，比如上午几点到几点一定要完成某项任务（除非这是必须在该段时间内完成的指令工作）。——给自己的任务一个可以随性发挥的空间，以便随时调整。